Memahami Production Order dan Cara Kerjanya dalam Proses Produksi

Production order membantu perusahaan manufaktur mengatur pelaksanaan produksi agar berjalan sesuai dengan kebutuhan material, jadwal, kapasitas, dan target output yang telah ditetapkan. Dalam operasional manufaktur, setiap pesanan produksi perlu didukung informasi yang jelas mengenai produk yang akan dibuat, jumlah yang harus dihasilkan, serta tahapan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Tanpa pengelolaan yang terstruktur, perusahaan berisiko menghadapi keterlambatan produksi, kekurangan material, hingga kesulitan memantau progres pekerjaan.

Seiring meningkatnya kompleksitas operasional, perusahaan membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan perencanaan dengan pelaksanaan produksi secara lebih terintegrasi. Production order yang dikelola dengan baik membantu perusahaan memantau penggunaan material, mengendalikan aktivitas produksi, dan mengevaluasi hasil aktual terhadap target. Dukungan sistem ERP seperti SAP S/4HANA juga memungkinkan informasi produksi terhubung dengan pengelolaan persediaan dan biaya, sehingga perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik dalam mengambil keputusan operasional.

Apa Itu Production Order?

Production order adalah perintah kerja yang digunakan untuk mengarahkan proses pembuatan produk dengan menentukan informasi seperti jenis produk, jumlah yang harus diproduksi, jadwal, kebutuhan material, dan tahapan operasi. Dalam industri manufaktur, production order menjadi acuan bagi tim produksi untuk menjalankan pekerjaan sesuai dengan rencana dan kebutuhan perusahaan. Dokumen ini juga membantu perusahaan mencatat penggunaan material, progres pekerjaan, serta hasil produksi yang telah diselesaikan.

Dalam praktiknya, production order tidak hanya berisi instruksi untuk membuat produk, tetapi juga menghubungkan berbagai informasi yang dibutuhkan selama proses produksi berlangsung. Informasi mengenai Bill of Materials (BOM), routing, dan ketersediaan material dapat digunakan untuk membantu tim memahami komponen yang diperlukan serta urutan operasi yang harus dijalankan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoordinasikan aktivitas produksi dan memantau kesesuaiannya dengan target yang telah ditentukan.

Pada sistem ERP seperti SAP S/4HANA, production order dapat dikelola sebagai bagian dari proses perencanaan dan pengendalian produksi yang terintegrasi. Informasi order dapat terhubung dengan kebutuhan material, pengelolaan persediaan, konfirmasi hasil produksi, hingga pencatatan biaya. Integrasi tersebut membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih konsisten dan mengurangi ketergantungan pada pencatatan terpisah di setiap bagian operasional.

Fungsi Production Order dalam Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur, production order berfungsi sebagai acuan untuk mengoordinasikan berbagai aktivitas yang diperlukan dalam pembuatan produk. Informasi di dalamnya membantu perusahaan menyelaraskan kebutuhan produksi dengan ketersediaan sumber daya dan target operasional. Berikut beberapa fungsi utama production order dalam mendukung kelancaran proses manufaktur.

• Mengarahkan Pelaksanaan Produksi
  Production order memberikan instruksi yang jelas mengenai produk yang harus dibuat, jumlah yang dibutuhkan, serta pekerjaan yang perlu dilakukan. Dengan adanya acuan ini, tim produksi dapat menjalankan aktivitas sesuai dengan kebutuhan operasional dan mengurangi risiko kesalahan akibat informasi yang tidak lengkap atau berbeda antarbagian.
  
• Mengendalikan Kebutuhan Material dan Sumber Daya
  Production order membantu perusahaan mengidentifikasi material dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi target produksi. Informasi tersebut dapat digunakan untuk memeriksa ketersediaan bahan baku, mengoordinasikan pengeluaran material dari gudang, serta menyesuaikan penggunaan kapasitas mesin dan tenaga kerja dengan kebutuhan pekerjaan.
  
• Memantau Progres dan Hasil Produksi
  Melalui pencatatan aktivitas dan konfirmasi hasil produksi, perusahaan dapat memantau sejauh mana pekerjaan telah diselesaikan. Informasi ini membantu tim operasional membandingkan hasil aktual dengan target, mengidentifikasi keterlambatan, dan mengetahui adanya selisih kuantitas yang perlu ditindaklanjuti sebelum memengaruhi jadwal produksi berikutnya.
  
• Mendukung Pengendalian Biaya Produksi
  Production order juga dapat menjadi dasar untuk mengumpulkan dan mengevaluasi biaya yang berkaitan dengan suatu pekerjaan produksi. Perusahaan dapat membandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual, termasuk penggunaan material dan aktivitas operasional yang relevan. Informasi biaya ini membantu perusahaan mengevaluasi efisiensi produksi dan mengidentifikasi peluang perbaikan pada proses manufaktur.

Jenis-Jenis Production Order

Jenis production order yang digunakan perusahaan bergantung pada karakteristik produk, metode produksi, dan sistem manufaktur yang diterapkan. Dalam praktiknya, istilah dan klasifikasi production order dapat berbeda antarperusahaan maupun sistem ERP. Berikut beberapa bentuk order produksi yang umum dijumpai dalam operasional manufaktur.

1. Production Order untuk Produksi Standar

Jenis ini digunakan untuk memproduksi barang berdasarkan spesifikasi, struktur material, dan urutan operasi yang telah ditetapkan. Perusahaan biasanya mengacu pada Bill of Materials (BOM) dan routing untuk menentukan kebutuhan komponen serta tahapan pengerjaan produk.

Contohnya, produsen peralatan rumah tangga membuat production order untuk menghasilkan 500 unit kipas angin dengan spesifikasi komponen dan urutan perakitan yang sudah ditentukan.

2. Production Order untuk Produksi Berdasarkan Pesanan

Order ini digunakan ketika aktivitas produksi perlu disesuaikan dengan permintaan pelanggan, misalnya dari segi jumlah, spesifikasi, atau konfigurasi produk. Pendekatan ini umum diterapkan pada perusahaan yang memproduksi barang sesuai kebutuhan pesanan dan memerlukan koordinasi antara fungsi penjualan, perencanaan, serta produksi.

Sebagai contoh, produsen mesin industri menerima pesanan mesin dengan kapasitas tertentu dan membuat order produksi berdasarkan spesifikasi yang telah disepakati dengan pelanggan. Dalam penerapannya, production order dapat menjadi bagian dari strategi Make to Order (MTO), bergantung pada konfigurasi proses bisnis perusahaan.

3. Production Order untuk Produksi Berulang

Jenis ini digunakan pada lingkungan manufaktur yang menghasilkan produk serupa secara berulang dengan volume relatif stabil. Pengelolaan order atau instruksi produksi dapat disesuaikan dengan pola produksi, kebutuhan pengisian ulang persediaan, dan karakteristik lini produksi.

Contohnya, produsen minuman menjalankan produksi berulang untuk memenuhi kebutuhan distribusi harian. Perusahaan dapat merencanakan kuantitas dan jadwal produksi berdasarkan perkiraan permintaan serta tingkat persediaan yang dibutuhkan.

4. Process Order untuk Produksi Berbasis Proses

Pada industri seperti makanan dan minuman, kimia, serta farmasi, perusahaan dapat menggunakan process order untuk mengelola produksi yang melibatkan formula, resep, batch, atau tahapan pemrosesan tertentu. Berbeda dari production order diskrit yang berfokus pada operasi pembuatan atau perakitan, process order dirancang untuk mendukung karakteristik manufaktur berbasis proses.

Sebagai contoh, produsen makanan menggunakan process order untuk membuat satu batch saus berdasarkan resep, takaran bahan, dan parameter proses yang telah ditetapkan.

Perlu diperhatikan bahwa production order untuk produksi standar, berdasarkan pesanan, dan produksi berulang merupakan pengelompokan berdasarkan konteks penggunaan, bukan klasifikasi universal yang berlaku pada semua sistem ERP. Sementara itu, process order merupakan jenis order yang berbeda dalam sistem seperti SAP, terutama untuk kebutuhan manufaktur berbasis proses. Pemilihan pendekatan yang tepat perlu mempertimbangkan karakteristik produk, metode produksi, serta kebutuhan pengendalian operasional.

Komponen Utama dalam Production Order

Production order memuat berbagai informasi yang menjadi acuan perusahaan dalam menjalankan aktivitas produksi. Setiap komponen memiliki peran dalam memastikan kebutuhan material, urutan pekerjaan, jadwal, dan sumber daya dapat dikoordinasikan dengan baik. Berikut beberapa komponen utama yang umum digunakan dalam pengelolaan production order.

• Informasi Produk dan Kuantitas Produksi
  Komponen ini mencakup identitas produk yang akan dibuat, spesifikasi yang relevan, serta jumlah unit yang harus dihasilkan. Informasi tersebut membantu tim produksi memahami target pekerjaan dan menjadi dasar untuk menghitung kebutuhan material serta memperkirakan beban kerja yang harus diselesaikan.
  
• Jadwal dan Tanggal Produksi
  Production order dapat memuat tanggal mulai dan selesai yang direncanakan, termasuk jadwal pelaksanaan operasi produksi. Informasi ini membantu perusahaan mengoordinasikan pekerjaan dengan ketersediaan mesin, tenaga kerja, material, dan target pengiriman. Penjadwalan yang tepat juga memudahkan tim mengidentifikasi potensi keterlambatan.
  
• Bill of Materials (BOM)
  Bill of Materials (BOM) merupakan daftar bahan baku, komponen, dan kuantitas yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk. Dalam production order, BOM menjadi acuan untuk menentukan kebutuhan material berdasarkan jumlah produk yang akan dibuat. Informasi ini membantu perusahaan mempersiapkan bahan sebelum produksi dimulai sekaligus mendukung pengendalian penggunaan material.
  
• Routing dan Operasi Produksi
  Routing menjelaskan urutan operasi yang perlu dilalui dalam proses pembuatan produk, termasuk aktivitas seperti pemotongan, perakitan, pemrosesan, atau pengemasan. Setiap operasi dapat memiliki informasi mengenai waktu pengerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan. Dengan adanya routing, perusahaan memiliki acuan untuk mengatur urutan pekerjaan dan memantau pelaksanaan setiap tahap produksi.
  
• Work Center dan Kebutuhan Kapasitas
  Work center merupakan area, kelompok mesin, atau sumber daya produksi tempat operasi tertentu dijalankan. Informasi ini membantu perusahaan menentukan lokasi pelaksanaan pekerjaan dan memperhitungkan kapasitas yang tersedia. Pengelolaan work center yang tepat dapat membantu mengurangi benturan jadwal serta mencegah penumpukan pekerjaan pada mesin atau area produksi tertentu.
  
• Informasi Biaya Produksi
  Production order dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi biaya yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi, seperti biaya material, aktivitas tenaga kerja, penggunaan mesin, dan overhead sesuai konfigurasi sistem perusahaan. Data tersebut membantu perusahaan membandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual serta mengevaluasi efisiensi proses produksi.

Secara keseluruhan, komponen-komponen tersebut saling berkaitan dalam mendukung pelaksanaan production order. Ketika informasi produk, material, operasi, kapasitas, dan biaya dikelola secara terintegrasi, perusahaan dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kebutuhan dan hasil produksi.

Bagaimana Alur Proses Production Order?

Alur proses production order dimulai ketika perusahaan menentukan kebutuhan produksi berdasarkan permintaan pelanggan, rencana produksi, atau kebutuhan pengisian persediaan. Berdasarkan kebutuhan tersebut, perusahaan membuat production order yang memuat informasi mengenai produk, kuantitas, jadwal, serta sumber daya yang diperlukan. Pada tahap ini, data seperti Bill of Materials (BOM) dan routing digunakan sebagai acuan untuk menentukan kebutuhan material dan urutan operasi yang akan dijalankan.

Setelah production order dibuat, perusahaan memeriksa ketersediaan material dan kapasitas produksi sebelum order dilepas untuk pelaksanaan. Jika terdapat kekurangan bahan baku atau keterbatasan kapasitas mesin, tim terkait perlu melakukan penyesuaian agar produksi dapat berjalan sesuai rencana. Setelah persiapan dinyatakan memadai dan order memperoleh status siap dikerjakan, material dapat dikeluarkan dari persediaan untuk mendukung aktivitas produksi sesuai kebutuhan operasional.

Selama proses berlangsung, tim produksi menjalankan operasi berdasarkan urutan pekerjaan yang telah ditentukan. Progres produksi kemudian dicatat melalui konfirmasi aktivitas, waktu pengerjaan, penggunaan sumber daya, dan kuantitas hasil produksi sesuai konfigurasi sistem yang digunakan. Pencatatan aktual ini membantu perusahaan membandingkan pelaksanaan produksi dengan rencana awal, sekaligus mengidentifikasi penyimpangan seperti keterlambatan, hasil produksi yang tidak sesuai target, atau penggunaan material yang lebih tinggi dari perkiraan.

Ketika proses produksi selesai, produk yang dihasilkan dapat dicatat sebagai penerimaan barang jadi ke persediaan setelah memenuhi ketentuan yang berlaku. Perusahaan selanjutnya melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan pencatatan, kuantitas hasil produksi, serta biaya aktual yang terkumpul pada order. Setelah seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan, production order dapat ditutup atau diselesaikan secara administratif sesuai prosedur perusahaan dan status yang didukung sistem.

Dengan alur yang terstruktur, production order membantu perusahaan menghubungkan perencanaan dengan pelaksanaan dan pencatatan hasil produksi. Jika proses ini didukung sistem ERP, informasi mengenai material, progres pekerjaan, persediaan, dan biaya dapat dikelola secara lebih terintegrasi sehingga perusahaan lebih mudah memantau kondisi produksi dan mengevaluasi kinerja operasional.

Baca juga: Apa Itu Work in Progress (WIP) dan Cara Menghitung Nilainya

Contoh Production Order dalam Industri Manufaktur

Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur peralatan rumah tangga memiliki target produksi sebanyak 500 unit kipas angin untuk memenuhi permintaan pelanggan. Untuk menjalankan produksi tersebut, perusahaan perlu memastikan ketersediaan motor listrik, baling-baling, rangka, kabel, dan komponen lain yang dibutuhkan. Perusahaan kemudian membuat production order sebagai acuan pelaksanaan produksi, yang mencakup jumlah produk, kebutuhan material, jadwal pengerjaan, dan proses yang harus dilakukan. Informasi utama dalam production order tersebut dapat digambarkan melalui contoh berikut.

Komponen Production Order	Contoh Penerapan
Produk	Kipas angin
Target produksi	500 unit
Material utama	Motor listrik, baling-baling, rangka, dan kabel
Jadwal produksi	Ditentukan berdasarkan target dan kapasitas produksi
Proses utama	Persiapan material, perakitan, dan pemeriksaan kualitas
Hasil produksi	490 unit memenuhi standar kualitas awal, sedangkan 10 unit perlu ditindaklanjuti
Evaluasi	Meninjau hasil produksi, kendala kualitas, dan penggunaan material

Sebelum produksi dimulai, perusahaan memeriksa ketersediaan bahan baku dan kapasitas mesin yang diperlukan. Jika terdapat material yang belum mencukupi, tim pengadaan dapat menindaklanjutinya agar kebutuhan produksi terpenuhi. Setelah production order dilepas, tim produksi menjalankan proses perakitan dan mencatat penggunaan material serta jumlah unit yang berhasil diselesaikan. Hasil produksi kemudian diperiksa untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar kualitas perusahaan.

Data aktual tersebut membantu perusahaan membandingkan hasil produksi dengan target awal, mengidentifikasi kendala, dan menentukan tindak lanjut untuk produk yang belum memenuhi standar. Dengan dukungan software manufaktur yang sesuai, informasi mengenai perencanaan, persediaan, progres produksi, dan hasil pekerjaan dapat dikelola secara lebih terstruktur, bergantung pada fitur serta integrasi sistem yang digunakan. Dengan demikian, production order tidak hanya menjadi instruksi kerja, tetapi juga menjadi acuan untuk memantau dan mengevaluasi pelaksanaan produksi.

Hubungan Production Order dengan MRP dan Proses Manufaktur Lainnya

Production order tidak berdiri sendiri dalam operasional manufaktur. Proses ini berkaitan dengan berbagai fungsi bisnis yang mendukung ketersediaan material, kelancaran produksi, pengendalian kualitas, dan pencatatan biaya. Integrasi antarproses tersebut membantu perusahaan memastikan bahwa pelaksanaan produksi sesuai dengan kebutuhan operasional. Berikut beberapa hubungan utama production order dengan proses manufaktur lainnya.

1. Production Order dan Material Requirements Planning (MRP)

Material Requirements Planning (MRP) membantu perusahaan menghitung kebutuhan material berdasarkan rencana produksi, permintaan, dan persediaan yang tersedia. Hasil perencanaan ini dapat menjadi dasar dalam menentukan kebutuhan production order, termasuk jumlah material yang harus disiapkan untuk memenuhi target produksi. Dengan koordinasi yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko kekurangan bahan baku dan membantu memastikan material tersedia sesuai jadwal.

2. Production Order dan Inventory Management

Inventory management berperan dalam memantau ketersediaan serta pergerakan material selama proses produksi. Ketika production order dijalankan, bahan baku dapat dikeluarkan dari gudang sesuai kebutuhan, sedangkan produk yang telah selesai dibuat dapat dicatat sebagai persediaan barang jadi. Integrasi ini membantu perusahaan memperoleh informasi persediaan yang lebih akurat dan menjaga keselarasan antara aktivitas produksi dengan kebutuhan stok.

3. Production Order dan Procurement

Procurement atau pengadaan berkaitan dengan pemenuhan material yang diperlukan untuk menjalankan production order. Jika hasil perencanaan menunjukkan bahwa persediaan bahan baku tidak mencukupi, perusahaan dapat menggunakan informasi kebutuhan material untuk mendukung proses pembelian. Koordinasi antara tim produksi dan pengadaan membantu perusahaan menyelaraskan jadwal kedatangan material dengan rencana produksi sehingga risiko keterlambatan akibat kekurangan bahan dapat dikurangi.

4. Production Order dan Quality Management

Quality management mendukung pemeriksaan kualitas material, proses, maupun produk sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Dalam pelaksanaan production order, pemeriksaan dapat dilakukan pada tahapan yang relevan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian sebelum produk dilanjutkan ke proses berikutnya atau diterima sebagai barang jadi. Dengan menghubungkan informasi kualitas dan produksi, perusahaan dapat menindaklanjuti masalah mutu serta mengevaluasi faktor yang memengaruhi hasil produksi.

5. Production Order dan Cost Controlling

Cost controlling membantu perusahaan memantau dan mengevaluasi biaya yang timbul selama pelaksanaan produksi. Informasi dari production order dapat digunakan untuk membandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual, termasuk konsumsi material dan aktivitas produksi yang relevan. Hasil evaluasi tersebut membantu perusahaan mengidentifikasi penyimpangan biaya, menilai efisiensi proses, dan menentukan peluang perbaikan operasional.

Ketika proses-proses tersebut terhubung melalui sistem ERP, perusahaan dapat mengelola informasi produksi, material, kualitas, dan biaya secara lebih terintegrasi. Integrasi ini membantu meningkatkan visibilitas operasional sekaligus mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data yang lebih konsisten.

Baca juga: Panduan Lengkap Work Order untuk Perencanaan Produksi

Peran Solusi SAP dalam Pengelolaan Production Order

SAP S/4HANA membantu perusahaan manufaktur mengelola production order sebagai bagian dari proses perencanaan dan pengendalian produksi yang terintegrasi. Sistem ini mendukung pengelolaan informasi produk, kebutuhan material, urutan operasi, jadwal, kapasitas, hingga biaya produksi. Production order dapat dibuat secara manual atau berasal dari konversi planned order yang dihasilkan melalui perencanaan kebutuhan material. Integrasi dengan proses persediaan dan pengendalian biaya membantu perusahaan menghubungkan pelaksanaan produksi dengan pencatatan transaksi serta evaluasi hasil aktual. 

Selain pengelolaan order di ERP, SAP Digital Manufacturing mendukung pelaksanaan dan pemantauan aktivitas produksi di lantai produksi. Solusi ini dapat menerima production order dari sistem ERP terintegrasi, kemudian membantu operator melihat informasi order, memulai dan menyelesaikan operasi, mencatat hasil produksi, serta melaporkan penggunaan material dan waktu henti sesuai konfigurasi yang diterapkan. Dengan dukungan tersebut, perusahaan dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap pelaksanaan pekerjaan dan kondisi operasional di area produksi. 

Kedua solusi tersebut dapat saling melengkapi sesuai kebutuhan dan arsitektur sistem perusahaan. SAP S/4HANA mendukung pengelolaan proses bisnis dan data produksi, sedangkan SAP Digital Manufacturing memperkuat pengelolaan eksekusi di lantai produksi. Integrasi keduanya membantu menghubungkan perencanaan dengan pelaksanaan aktual, sehingga perusahaan dapat meningkatkan koordinasi antarbagian, memantau hasil produksi, dan mengevaluasi kinerja operasional berdasarkan data yang lebih terintegrasi. Penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan kompleksitas proses, kebutuhan pemantauan, dan sistem yang telah digunakan perusahaan.

Implementasikan SAP S/4HANA untuk Membantu Mengelola Production Order Bersama Think Tank Solusindo

Production order merupakan bagian penting dalam pengelolaan produksi manufaktur karena menjadi acuan untuk mengatur jumlah produk, kebutuhan material, jadwal, pelaksanaan operasi, hingga pencatatan hasil dan biaya produksi. Dengan pengelolaan yang terstruktur, perusahaan dapat memantau progres pekerjaan, mengidentifikasi kendala, serta mengevaluasi kesesuaian antara rencana dan hasil aktual. Dukungan sistem ERP membantu menghubungkan production order dengan perencanaan kebutuhan material, persediaan, pengadaan, kualitas, dan pengendalian biaya sehingga keputusan operasional dapat didasarkan pada data yang lebih konsisten.

Untuk mendukung proses tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan SAP S/4HANA sebagai solusi ERP terintegrasi. Pilihan implementasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesiapan bisnis, termasuk GROW with SAP bagi perusahaan yang ingin mengadopsi ERP cloud dengan pendekatan terstruktur, serta RISE with SAP bagi perusahaan yang membutuhkan transformasi ERP secara menyeluruh. 

Sebagai authorized partner SAP di Indonesia, Think Tank Solusindo dapat membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan, menentukan solusi yang relevan, dan merencanakan implementasi sesuai proses bisnis. Untuk mengetahui estimasi investasi dan mendiskusikan kebutuhan perusahaan, Anda dapat menjadwalkan demo SAP S/4HANA bersama tim kami atau hubungi tim kali untuk konsultasi lebih lanjut.